Как посчитать экономию от автоматизации
Формула из четырёх чисел, которая показывает срок окупаемости, и список эффектов, которые обычно забывают учесть в расчёте.
Коротко
Считается так: время на одну операцию × количество операций в месяц × стоимость часа сотрудника. Получится месячная экономия. Разделите на неё стоимость разработки — узнаете срок окупаемости.
Пошагово
- Замерьте, сколько минут занимает операция сейчас. Не по ощущениям — засеките на пяти повторениях.
- Посчитайте, сколько раз в месяц она выполняется.
- Возьмите стоимость часа сотрудника с учётом налогов и накладных.
- Перемножьте — это экономия в месяц.
- Вычтите время, которое всё равно останется ручным.
Пример
Обработка заявки вручную занимает 8 минут, заявок 200 в месяц. Это 26 часов. При стоимости часа 600 ₽ — около 16 000 ₽ в месяц. Автоматизация за 150 000 ₽ окупается примерно за девять месяцев, а дальше экономит каждый месяц.
Что обычно забывают учесть
Стоимость ошибок. Потерянная заявка, неверная цена в счёте, забытый звонок. Посчитайте, сколько таких случаев было за квартал и во что они обошлись.
Скорость. Ответ за минуту вместо ответа за день влияет на конверсию — это не экономия, а рост выручки.
Масштабируемость. Через год заявок вдвое больше, а людей столько же. Автоматизация окупается тем сильнее, чем быстрее растёт бизнес.
Обслуживание. У автоматизации есть своя стоимость: сервер, поддержка, доработки. Вычтите её из экономии.
Когда считать не нужно
Если процесс выполняется пару раз в месяц, экономия будет в пределах погрешности. Автоматизировать такое имеет смысл только по другим причинам — например, чтобы исключить ошибку, которая дорого стоит.
Посчитаем на ваших цифрах?
Опишите процесс — вернём расчёт со сроком окупаемости и честной оговоркой, что останется ручным.
Читайте дальше
Ошибки автоматизации, которые дорого обходятся
Семь ошибок, из-за которых автоматизация не приживается или ломает работу: от переноса хаоса в код до системы, которую понимает один человек.
1 минута чтенияЧто такое API простыми словами
Объясняем без жаргона: как программы разговаривают друг с другом, зачем это бизнесу и что спрашивать у подрядчика про интеграции.
2 минуты чтенияКак автоматизировать регулярную отчётность
Отчёт, который собирают руками каждую неделю, почти всегда собирается автоматически. Разбираем, с чего начать и что мешает чаще всего.
1 минута чтения